Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, các tổ chức liên tục tìm cách cải thiện hiệu suất, giảm lãng phí và duy trì tính cạnh tranh. Một phương pháp đã đạt được sự công nhận đáng kể là “Thay đổi tổ chức theo lean”. Bài viết này sẽ đào sâu vào thế giới của các nguyên tắc lean và cách chúng có thể cách mạng hóa tổ chức của bạn. Hãy cùng chúng tôi trên chặng đường đến với hiệu suất và xuất sắc.
Thay đổi tổ chức theo lean: Tiết lộ Sức mạnh
Các nguyên tắc lean, thường được liên kết với sản xuất, đã có mặt trong nhiều ngành khác nhau, bao gồm dịch vụ, chăm sóc sức khỏe và phát triển phần mềm. Phần này sẽ khám phá các khái niệm cốt lõi của Thay đổi tổ chức theo lean.
Hiểu về Triết lý Lean
Lean không chỉ là một bộ công cụ; đó là một triết lý tập trung vào việc tối đa hóa giá trị đối với khách hàng trong khi tối thiểu hóa lãng phí. Bằng cách xác định và loại bỏ các hoạt động không thêm giá trị, tổ chức có thể tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất tổng thể.
Năm Nguyên tắc Lean
- Xác định Giá trị (Define value): Bắt đầu bằng việc xác định điều khách hàng thực sự đánh giá cao trong sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
- Lưu đồ hóa chuổi giá trị (Map value stream): Phân tích các bước trong việc cung cấp giá trị cho khách hàng, từ nguyên liệu thô đến sản phẩm hoàn chỉnh.
- Tạo dòng giá trị (Create flow): Tối ưu hóa quy trình để tạo ra luồng công việc mượt mà, giảm thiểu sự gián đoạn và trễ.
- Sản xuất theo mô hình kéo (Establish pull): Điều chỉnh sản xuất theo nhu cầu của khách hàng để tránh sản xuất quá mức và tồn kho thừa.
- Theo đuổi Sự hoàn thiện (Pursuing Perfection): Liên tục nỗ lực cải thiện để loại bỏ lãng phí và nâng cao chất lượng.
Chiến lược Triển khai Lean
Bây giờ khi chúng ta đã hiểu cơ bản, hãy khám phá cách tổ chức có thể triển khai Thay đổi tổ chức theo lean một cách hiệu quả.
Sự Cam kết của Lãnh đạo
Sự thành công của sự biến đổi lean đòi hỏi sự cam kết không nản từ lãnh đạo cao cấp. Lãnh đạo phải ủng hộ các nguyên tắc lean và là tấm gương cho toàn bộ tổ chức.
Sự Tham gia của Nhân viên
Sự tham gia của nhân viên ở mọi cấp độ là quan trọng. Họ là những người gần nhất với quy trình và có thể cung cấp thông tin quý báu để cải thiện.
Sự Cải tiến Liên tục
Lean không phải là một sáng kiến một lần; đó là một hành trình liên tục. Tổ chức phải khuyến khích văn hóa cải tiến liên tục, nơi cả những thay đổi nhỏ cũng được khuyến khích và kỷ niệm.
Công cụ và Kỹ thuật
Có nhiều công cụ và kỹ thuật lean khác nhau, như 5S, Kanban và Bản đồ Luồng Giá trị, có thể được áp dụng để xác định và loại bỏ lãng phí một cách hiệu quả.
Thay đổi tổ chức theo lean trong Hành động
Để thực sự hiểu về tác động của các nguyên tắc lean, hãy xem xét một ví dụ thực tế.
Thành công trong Lĩnh vực Chăm sóc Sức khỏe
Trong ngành chăm sóc sức khỏe, nơi hiệu suất có thể là vấn đề giữa sự sống và cái chết, các nguyên tắc lean đã rất hữu ích. Bằng cách tối ưu hóa quy trình, bệnh viện đã giảm thời gian chờ đợi, cải thiện chăm sóc b
Hành trình triển khai Lean – Giai đoạn 12: Thay đổi tổ chức theo Lean!
Trong năm 2005, hơn ba năm sau khi Nike bắt đầu dự án Lean của mình. Từ năm 2002, Nike đã đào tạo hơn 150 chuyên gia Lean từ hơn 40 nhà máy thông qua NITC, và tất cả các dây chuyền mới đều được xây dựng bằng ý tưởng Lean. Tuy nhiên, hơn 75% sản phẩm giày thể thao của Nike vẫn được sản xuất theo cách truyền thống đã được sử dụng trong suốt 30 năm qua. Tại công ty của tôi, QD (Qingdao Changshin), có 6 dây chuyền sản xuất truyền thống đang sản xuất 15,000 đôi giày mỗi ngày, trong khi có 8 dây chuyền mới với ý tưởng Lean đang sản xuất 6,000 đôi.
Kể từ khi bắt đầu áp dụng Lean, các hoạt động cải tiến đã diễn ra tại công ty, nhưng tốc độ cải tiến chậm chạp và các hoạt động cải tiến cá nhân được phân tán như các hòn đảo mà không được tích hợp để tạo sự kết hợp. Quan trọng nhất, các chỉ số hiệu suất Lean không được cải thiện. Lúc đó, QD được yêu cầu sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau trên từng dây chuyền hàng ngày, và không hiếm khi một dây chuyền sản xuất hai hoặc ba sản phẩm. Thước đo đo lường mức độ hoàn thành công việc của họ là BTS (Build To Schedule, Sản Xuất Theo Lịch Trình), tôi nhớ rằng con số này khá thấp. Nhóm Changshin là một ví dụ về việc áp dụng Lean trong Nike, và chỉ số BTS thấp đặt áp lực lớn lên chúng tôi để cải thiện. Ngoài ra, BTS thấp dẫn đến tích tụ sản phẩm trong kho và làm cho việc đáp ứng đúng thời hạn giao hàng trở nên khó khăn hơn.
Để giải quyết vấn đề này, Charlie, một tư vấn tại thời điểm đó, đã đề xuất chuyển sang quản lý chuổi giá trị (Value Stream Mapping). Đề xuất của ông quá đột phá vào thời điểm đó. Nó có nghĩa là phá vỡ cơ cấu tổ chức hiện tại và tạo ra một tổ chức hoàn toàn mới. Ý tưởng về việc chuyển từ tổ chức theo bộ phận sang tổ chức theo luồng giá trị, một hình thức đã tồn tại hơn 30 năm, là điều không thể với những người đã quá quen với cách làm truyền thống. Tuy nhiên, tôi đã nắm vững khái niệm Lean về sản xuất giày từ đầu, vì vậy tôi đã coi VSM là điều hiển nhiên, và Qingdao Changshin đã có tám dây chuyền Lean đang hoạt động trong hai tòa nhà.
Tổng giám đốc của QD đã giao cho tôi dự án này, và với sự hỗ trợ của Charlie, JS Kim (giám đốc Lean của Changshin) và đội ngũ Lean, tôi đã vẽ một lộ trình về cách điều hành dây chuyền mẫu. Trước hết, chúng tôi đã vẽ lại biểu đồ tổ chức và tạo ra một tổ chức mới xung quanh người quản lý luồng giá trị, nhưng câu hỏi đặt ra là ai sẽ là người quản lý luồng giá trị cho dây chuyền mẫu. Lúc đó, có 4 quản lý bộ phận đảm nhiệm từng quy trình như cắt, may, lắp ghép và lắp ráp, nhưng các quản lý này không biết cách hoạt động của bộ phận của người khác và không ai muốn nộp đơn xin việc do sợ hãi. Cuối cùng, Liu Huixia, một quản lý đoạn may, đã được đẩy mạnh để đứng lên và đồng ý trở thành người quản lý luồng giá trị cho dây chuyền mẫu.
— Chia sẽ bởi DJ Kim (nguồn LinkedIn)
Hành trình triển khai Lean – Giai đoạn 13: Xuất bản vào ngày 03 tháng 10, 2023!
FAQs
Q: Lean là gì và tại sao nó quan trọng đối với tổ chức? A: Lean là một triết lý tập trung vào tối ưu hóa quy trình để tạo ra giá trị cho khách hàng trong khi giảm thiểu lãng phí. Nó quan trọng vì nó giúp tổ chức cải thiện hiệu suất và chất lượng, đồng thời tối ưu hóa sự hài lòng của khách hàng.
Q: Lean chỉ áp dụng cho các ngành sản xuất hay có thể sử dụng trong các lĩnh vực khác? A: Lean có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm dịch vụ, chăm sóc sức khỏe, giáo dục và thậm chí phát triển phần mềm. Quan trọng là tập trung vào tạo ra giá trị và giảm lãng phí.
Q: Thay đổi tổ chức theo lean có thể mang lại lợi ích gì ngay từ ban đầu? A: Kết quả từ việc triển khai lean có thể thay đổi tùy theo kích thước và độ phức tạp của tổ chức. Tuy nhiên, một số cải thiện có thể thấy ngay sau vài tuần, trong khi các biến đổi lớn hơn có thể mất thời gian nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm.
Q: Lean có thể áp dụng trong các tổ chức nhỏ không? A: Có, lean có thể áp dụng trong các tổ chức nhỏ hoặc khởi nghiệp. Trong thực tế, việc bắt đầu từ sự tối giản và tối ưu hóa có thể giúp các tổ chức nhỏ cạnh tranh một cách hiệu quả hơn.
Q: Ngoài việc giảm lãng phí, lean còn mang lại lợi ích gì khác cho tổ chức? A: Lean không chỉ giúp giảm lãng phí, mà còn tăng cường chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn, và cải thiện năng suất làm việc của nhân viên.
Q: Tôi muốn bắt đầu triển khai Thay đổi tổ chức theo lean. Nên bắt đầu từ đâu? A: Để bắt đầu, bạn nên tổ chức đào tạo cho đội ngũ và lãnh đạo của mình về lean principles. Hãy xem xét tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia lean hoặc tư vấn để khởi đầu chặng đường lean của bạn.
Những cộng đồng chuyên gia Lean Six Sigma nào cho các doanh nghiệp tại Việt Nam?
Quý độc giả có thể tham gia các nhóm chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm bổ ích qua các kênh sau:
