Cách Hiện Đại Hóa Quản Lý Nhóm: Yêu Cầu Thứ Tám cho Tổ Chức VSM
Trong bối cảnh không ngừng biến đổi của hiệu suất tổ chức, yêu cầu thứ tám để chuyển đổi thành tổ chức Value Stream Mapping (VSM) đặt ra sự quan trọng hàng đầu. Bài viết này sẽ đàm phán về những điều phức tạp của quản lý kích thước đội, rút ra những sáng tạo từ Toyota Way nổi tiếng và những thách thức mà một Trưởng Nhóm phải đối mặt khi quản lý 15-18 thành viên trên một dây chuyền may.
So Sánh Chỉ Số Tổ Chức của Toyota: 1:4 so với 1:5
Trong hành trình tìm kiếm kích thước đội tối ưu, chỉ số tổ chức mà Toyota đặt ra trở thành một nguồn sáng tạo. Chỉ số 1:4 trong Toyota Way của Jeffrey Liker tạo nên một điểm tham chiếu hấp dẫn. Tuy nhiên, tranh cãi nảy sinh khi xem xét việc chuyển đổi sang chỉ số 1:5, đặt ra câu hỏi: Liệu chúng ta có tốt hơn Toyota, hay nên bắt chước thành công của họ?
Xây Dựng Mô Tả Công Việc và Vai Trò: Một Tiếp Cận Toàn Diện
Trước khi xác định kích thước đội lý tưởng, việc kiểm tra kỹ lưỡng mô tả công việc và vai trò trở nên quan trọng. Dựa trên tư liệu từ Viện Đào Tạo Quốc Gia và Toyota Way, một khuôn khổ Vai Trò và Trách Nhiệm (R&R) toàn diện được xây dựng. Khuôn khổ này bao gồm nhiều nhiệm vụ, bao gồm giải quyết Andons, nhiệm vụ giải ngân, kiểm tra tuân thủ, kiểm tra QA, đạt được mục tiêu sản xuất và nhiều hơn nữa.
Nhiệm Vụ Bao Gồm trong Khuôn Khổ R&R: Một Bước Sâu Hơn
- Giải Quyết Andons: Giải quyết vấn đề bất ngờ một cách nhanh chóng.
- Nhiệm Vụ Giải Ngân: Hỗ trợ thành viên trong lúc nghỉ đi vệ sinh và giải quyết vấn đề vắng mặt.
- Kiểm Tra Tuân Thủ: Đảm bảo thành viên đội tuân thủ các nhiệm vụ tiêu chuẩn.
- Kiểm Tra QA Theo MQAA: Bảo dưỡng tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng.
- Đạt Được Mục Tiêu Sản Xuất: Nỗ lực đạt được mục tiêu sản xuất.
- Liên Lạc với Nhà Cung Cấp: Phối hợp với đối tác bên ngoài trong trường hợp máy hỏng.
- Quản Lý Chuỗi Cung Ứng: Đảm bảo cung cấp các bộ phận đầu vào.
Đối Mặt với Thách Thức: Thời Gian Nghỉ Cho Người Làm Việc và Số Liệu NOS
Trong khi khuôn khổ R&R cung cấp một hướng dẫn toàn diện, thách thức nảy sinh, đặc biệt là trong việc quản lý thời gian nghỉ của người làm việc. Tính toán cho thấy có thể tiết kiệm thời gian, nhưng khó khăn lớn nảy sinh trong việc theo dõi số liệu NOS. Nhiệm vụ này yêu cầu theo dõi tỉ mỉ các mục tiêu sản xuất/chất lượng, nguyên nhân của sự chệch lệch, thời gian ngưng máy, và cập nhật hàng ngày cho biểu đồ FTT, BTS, và DT.
Vượt Qua Thách Thức Thời Gian Nghỉ
Mặc dù lo ngại ban đầu tập trung vào thời gian nghỉ của người làm việc, quan sát bày tỏ một hiện thực phức tạp hơn. Thời gian dành cho giờ nghỉ ít hơn so với dự kiến, nhưng việc quản lý thời gian một cách toàn diện là quan trọng.
Xử Lý Thách Thức Số Liệu NOS
Đối với Trưởng Nhóm và Trưởng Nhóm Nhóm, số liệu NOS đưa ra một thách thức đáng kể. Ghi chép và duy trì thông tin liên tục, cũng như liên tục nắm bắt những thay đổi, là quan trọng để giữ cho quy trình mượt mà.
Chiến Lược Hiệu Quả Cho Việc Quản Lý Nhóm VSM
Đối mặt với thách thức quản lý kích thước đội và số liệu NOS, một số chiến lược được áp dụng để đạt được hiệu suất cao nhất. Dưới đây là một số gợi ý:
- Hội Nghị Hàng Tuần: Tổ chức cuộc họp hàng tuần để theo dõi tiến triển và giải quyết vấn đề.
- Bảng Điều Khiển Thông Minh: Sử dụng bảng điều khiển để theo dõi số liệu NOS và các mục tiêu quan trọng.
- Chương Trình Huấn Luyện Định Kỳ: Tổ chức các khóa đào tạo để phát triển kỹ năng và hiểu biết.
Kết Luận: Hành Trình Trở Thành Một Đội Ngũ VSM Hiệu Quả
Quá trình biến đổi thành một tổ chức VSM hiệu quả không phải là hành trình dễ dàng. Tuy nhiên, thông qua hiểu biết sâu rộng về yêu cầu thứ tám và áp dụng những chiến lược hiệu quả, tổ chức của bạn có thể thách thức kích thước đội một cách thành công, trở thành một đội ngũ VSM mạnh mẽ, sẵn sàng đối mặt với những thách thức mới.**
Chúc bạn thành công trong hành trình của mình!
Tập 17: Hành Trình Triển Khai Lean – Quản lý Trực Quan tại Nike
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs – Frequently Asked Questions)
Q: Làm thế nào tỷ lệ tổ chức 1:4 của Toyota ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định? A: Tỷ lệ 1:4 trong Toyota Way của Toyota đã đóng vai trò như một tiêu chí, khơi nguồn tranh cãi nội bộ về việc có nên áp dụng tỷ lệ 1:5 hay không.
Q: Đã gặp những thách thức gì khi quản lý thời gian nghỉ cho người làm việc? A: Mặc dù lo ngại ban đầu tập trung vào thời gian nghỉ của người làm việc, nhưng quan sát đã chỉ ra một hiện thực phức tạp hơn, khuyến khích một hướng tiếp cận toàn diện đối với quản lý thời gian.
Q: Tổ chức làm thế nào để đối mặt với những thách thức do các chỉ số NOS đặt ra? A: Việc đối mặt với những thách thức từ chỉ số NOS liên quan đến việc theo dõi cẩn thận các mục tiêu sản xuất/chất lượng, nguyên nhân của sự chệch lệch, và chuyển từ phát sóng theo giờ sang một hệ thống tự động.
Q: Công việc nào được bao gồm trong khuôn khổ Vai Trò và Trách Nhiệm (R&R)? A: Khuôn khổ R&R bao gồm việc giải quyết Andons, nhiệm vụ giải ngân, kiểm tra tuân thủ, kiểm tra QA, đạt mục tiêu sản xuất, liên lạc với nhà cung cấp và quản lý chuỗi cung ứng.
Q: Tổ chức làm thế nào để đảm bảo khả năng thực hiện công việc theo khuôn khổ R&R? A: Trước khi quyết định kích thước đội, tổ chức đã đánh giá khả năng thực hiện công việc thông qua một cuộc kiểm tra chi tiết về mô tả công việc, vai trò và đánh giá tại hiện trường.
Q: Toyota Way đã đóng vai trò như thế nào trong việc tạo ra khuôn khổ R&R? A: Những tư liệu học tập từ Viện Đào Tạo Quốc Gia và những hiểu biết từ Toyota Way đã đóng góp vào việc tạo ra một khuôn khổ R&R toàn diện.
Những cộng đồng chuyên gia Lean Six Sigma nào cho các doanh nghiệp tại Việt Nam?
Quý độc giả có thể tham gia các nhóm chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm bổ ích qua các kênh sau:
