Khi bạn quyết định triển khai Lean vào mô hình kinh doanh của mình, có rất nhiều lợi ích mà bạn có thể đạt được. Lean giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm lãng phí và tăng hiệu suất. Tuy nhiên, không phải lúc nào triển khai Lean cũng dễ dàng và sẽ có nhiều thách thức trong triển khai lean. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét một số thách thức phổ biến trong quá trình triển khai Lean và cách vượt qua chúng.
Thách thức trong triển khai Lean
Triển khai Lean có thể đối mặt với nhiều khó khăn khác nhau. Dưới đây là danh sách các thách thức phổ biến mà bạn có thể gặp phải:
Khó khăn trong việc thay đổi văn hóa tổ chức
Thay đổi văn hóa tổ chức là một phần quan trọng của việc triển khai Lean. Nhưng đây cũng là một trong những thách thức lớn nhất. Nhân viên có thể khó khăn trong việc thích nghi với sự thay đổi và chấp nhận triển khai Lean. Làm thế nào để vượt qua thách thức này?
- Thay đổi dần: Hãy thực hiện thay đổi từ từ và có kế hoạch rõ ràng để hướng dẫn nhân viên.
- Đào tạo: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên được đào tạo về phương pháp Lean và hiểu rõ lợi ích của nó.
Điều chỉnh quy trình làm việc hiện có
Một thách thức khác là điều chỉnh quy trình làm việc hiện có để phù hợp với Lean. Điều này có thể gặp khó khăn do sự kháng cự từ các thành viên trong tổ chức.
- Phân tích quy trình: Bắt đầu bằng việc phân tích tỷ mỉ các quy trình hiện có để xác định những thay đổi cần thiết.
- Liên tục tối ưu hóa: Lean là một quá trình liên tục. Hãy thúc đẩy tinh thần liên tục tối ưu hóa trong tổ chức của bạn.
Hiểu rõ khách hàng và giá trị của họ
Lean tập trung vào cung cấp giá trị cho khách hàng. Điều này đòi hỏi bạn phải hiểu rõ khách hàng của mình và những gì họ coi là giá trị.
- Nghiên cứu khách hàng: Đầu tư thời gian để nghiên cứu và hiểu rõ khách hàng của bạn là ai và họ muốn gì.
- Theo dõi hiệu suất: Sử dụng các chỉ số hiệu suất để đảm bảo rằng bạn đang cung cấp giá trị cho khách hàng.
Đo lường và theo dõi tiến trình
Một thách thức quan trọng khác là đo lường và theo dõi tiến trình Lean. Nếu bạn không biết bạn đang làm gì và liệu nó có hiệu quả hay không, bạn sẽ không thể cải thiện.
- Thiết lập chỉ số đo lường: Xác định các chỉ số quan trọng để đo lường tiến trình Lean.
- Theo dõi liên tục: Theo dõi các chỉ số này liên tục và sử dụng chúng để ra quyết định.
Hành trình triển khai Lean tại Nike: Một cách tiếp cận đột phá
Chuỗi các bài viết này chia sẻ quý độc giả về hành trình triển khai Lean tại Nike qua các giai đoạn. Các giai đoạn này được tóm tắt qua 4 bước chính trong hành trình triển khai Lean:
Để triển khai Hệ Thống Sản Xuất Tinh Gọn, Nike đã tiến hành phân tích kỹ càng về quy trình sản xuất hiện tại của mình. Bằng cách xác định và đánh giá các hoạt động không cần thiết, Nike đã nhận ra những khía cạnh cần được cải thiện và tối ưu.
Bước 2: Xác định các vấn đề và lãng phí trong quy trình sản xuất
Sau khi phân tích quy trình sản xuất hiện tại, Nike đã xác định các vấn đề và lãng phí tiềm ẩn. Điều này bao gồm nhận diện các hoạt động không cần thiết, thời gian chờ đợi không cần thiết và việc di chuyển không hiệu quả của vật liệu và sản phẩm trong quy trình.
Bước 3: Áp dụng các công cụ và phương pháp Lean production
Tiếp theo, Nike đã áp dụng các công cụ và phương pháp của Lean production để giải quyết các vấn đề và lãng phí đã được xác định. Các công cụ và phương pháp này bao gồm 5S, Kaizen, Kanban, Just-in-Time (JIT) và nhiều khía cạnh khác của Lean production.
Bước 4: Đào tạo nhân viên và xây dựng một văn hóa Lean
Để thành công trong việc triển khai Hệ Thống Sản Xuất Tinh Gọn, Nike đã đào tạo nhân viên về các nguyên tắc và phương pháp của Lean production. Đồng thời, công ty cũng xây dựng một văn hóa Lean, khuyến khích sự tham gia và đóng góp của tất cả các thành viên trong tổ chức.
Hành trình triển khai Lean – Giai đoạn 10: Thách thức trong triển khai Lean!!
Nhưng phần đáng nhớ nhất là buổi lễ bế mạc vào ngày cuối cùng. Chúng tôi đã trình bày ấn tượng của mình và kế hoạch tương lai theo từng nhóm, và tới lúc đó, tinh thần vui vẻ vẫn tiếp tục thịnh hành. Tuy nhiên, có một sự việc bất ngờ đã diễn ra trong buổi lễ bế mạc. Một trong những “sensei” từng làm việc tại Toyota đã bất ngờ phát biểu bằng tiếng Anh: “Nike sẽ không thể thành công trong việc áp dụng TPS (Toyota Production System) vì các bạn rất thành công, bạn đứng ở vị trí hàng đầu, nhưng lại quá kiêu ngạo để làm điều đó”. Đó thực sự là một cú sốc với chúng tôi. Dù chúng tôi đã kết thúc chuyến đi và trở về, nhưng lời nhận xét của “sensei” vẫn ám ảnh tâm trí chúng tôi. Sau đó, Larry (lúc đó là giám đốc của NITC) đã chia sẻ cảm xúc và suy ngẫm của ông về sự việc này:
“Tôi còn nhớ chuyến trở về Việt Nam – một số chúng tôi từ NIKE còn bực tức vì câu nói đó. Anh ấy đã đạt được chúng tôi. Chúng tôi cảm thấy tức giận và bị xúc phạm. Trong tâm hồn tôi, tôi biết rằng anh ấy đã đúng về thách thức mà chúng tôi đang đối diện. Những dây chuyền sản xuất thực ra chỉ chiếm một phần nhỏ trong chu trình sản xuất từ ý tưởng đến hộp sản phẩm – và NIKE luôn đứng ở vị trí hàng đầu trong ngành công nghiệp này. Vì vậy, việc cải tiến quy trình tốt nhất này thật sự không dễ dàng. Việc cố gắng hợp tác với các nhóm sản phẩm để áp dụng nguyên tắc “lean” đã gặp khó khăn, và lời nhận xét của “sensei” vẫn luôn ám ảnh tôi khi làm việc với các bộ phận khác trong NIKE như Nhân sự và Công nghệ thông tin… Thành công làm cho việc thay đổi trở nên khó khăn.”
Một phần mà “sensei” nói là đúng và một phần là sai. Từ đó, Nike đã bắt đầu đầu tư nhiều nỗ lực vào việc áp dụng “Lean” trên sàn sản xuất. Bắt đầu với năm nhà máy lãnh đạo, công ty đã mở rộ chương trình “Lean” của mình lên hơn 40 nhà máy. Các ứng cử viên làm lãnh đạo “Lean” từ mỗi nhà máy đã hoàn thành ba tháng đào tạo tại NITC, sau đó trở về nhà máy để dẫn dắt quá trình thay đổi. Tất cả các dây chuyền mới tại mỗi nhà máy đã được thiết kế dựa trên khái niệm “Lean” thông qua việc nắm bắt mô hình dây chuyền tại NITC. Các dây chuyền hiện có cũng đã bắt đầu thay đổi theo tám yêu cầu tối thiểu. Để đảm bảo chương trình “Lean” của mỗi công ty không chỉ mang lại các thay đổi về vật chất mà còn về tinh thần văn hóa, họ đã phát triển Công cụ Đánh giá “Lean”. Đội ngũ “Lean” của Nike đã đi từ nhà máy này sang nhà máy khác, chia sẻ các phương pháp tốt nhất và đo lường chuẩn mực để thúc đẩy sự phát triển của cộng đồng “lean” trong Nike.
Tuy nhiên, mặt khác, “sensei” cũng không sai. Các nỗ lực “Lean” vẫn chưa bao giờ rời xa sàn nhà máy. Một số nỗ lực để tích hợp “Lean” vào quá trình phát triển sản phẩm mới không thành công. Sơ đồ luồng giá trị cho quá trình phát triển sản phẩm mới trong vòng 12 tháng đã cho thấy sự phức tạp của nó có thể lấp đầy bốn mặt của phòng làm việc. Điều này chỉ càng khẳng định sự phức tạp của quá trình phát triển sản phẩm mới và khó khăn của nó. Dù quá trình phát triển như thế nào, sản phẩm của Nike vẫn tiếp tục bán chạy, và vị trí số một của công ty vẫn được bảo đảm, có lẽ họ không cảm thấy cần phải thay đổi. Trên sàn nhà máy, các hoạt động cải tiến vẫn tập trung vào sản xuất, và các bộ phận hỗ trợ như Nhân sự, Công nghệ thông tin và Kế hoạch vẫn chưa tham gia tích cực vào các hoạt động cải tiến. Do đó, những cải tiến ban đầu không thể được duy trì lâu dài.
— Chia sẽ bởi DJ Kim (nguồn LinkedIn)
Hành trình triển khai Lean – Giai đoạn 11: Kinh nghiệm triển khai Lean
FAQs
Q: Lean là gì và tại sao nó quan trọng trong triển khai kinh doanh?
Lean là một phương pháp quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp giảm lãng phí và tăng hiệu suất. Nó quan trọng trong triển khai kinh doanh vì nó giúp tối ưu hóa hoạt động và tạo ra giá trị cho khách hàng.
Q: Làm thế nào để thay đổi văn hóa tổ chức để hỗ trợ triển khai Lean?
Để thay đổi văn hóa tổ chức, bạn cần thực hiện thay đổi dần, đảm bảo đào tạo cho nhân viên và thúc đẩy tinh thần thay đổi.
Q: Lean có áp dụng cho mọi loại doanh nghiệp không?
Lean có thể áp dụng cho hầu hết các loại doanh nghiệp, nhưng hiệu quả của nó có thể khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh cụ thể.
Q: Tôi phải thay đổi toàn bộ quy trình làm việc để triển khai Lean?
Không nhất thiết. Bạn có thể bắt đầu bằng việc điều chỉnh từng phần của quy trình làm việc để phù hợp với Lean.
Q: Có cách nào để đảm bảo rằng triển khai Lean của tôi thành công?
Để đảm bảo sự thành công, bạn cần đo lường và theo dõi tiến trình Lean, thấu hiểu khách hàng và luôn thực hiện tối ưu hóa liên tục.
Q: Lean có thể giúp tôi tiết kiệm tiền không?
Có, Lean có thể giúp bạn giảm lãng phí và tối ưu hóa các quy trình làm việc, giúp tiết kiệm tiền và tăng lợi nhuận.
Những cộng đồng chuyên gia Lean Six Sigma nào cho các doanh nghiệp tại Việt Nam?
Quý độc giả có thể tham gia các nhóm chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm bổ ích qua các kênh sau:
