Tóm tắt: Vận hành một hệ thống sản xuất không chỉ tập trung vào quản lý 4M (người, vật liệu, máy móc, phương pháp) và một E (môi trường) mà còn kiểm soát thông tin sản xuất. Thông tin này có thể xuất phát từ công nhân, từ quản lý cấp trung, đến quản lý cấp cao dưới dạng thông báo, vấn đề phát sinh hay ý tưởng cải tiến. Bằng cách thiết kế và vận hành Cuộc họp các cấp (Tier Meeting), dòng thông tin có thể được ghi nhận và phản hồi một cách có hệ thống (Lean), qua đó nâng cao quá trình giải quyết vấn đề của tổ chức.
Abstract: Operating a manufacturing system not only focuses on 4M management (man, materials, machines, and methods) and E (environment) but control production information flows. The information can be provided by operators, intermediate managers, or senior managers under the form of notification, issues or improvement ideas. By designing and implementing Tier Meeting, the flow of information can be recorded and feedbacked in a Lean systematic way, resulting in enhancing the process of problem solving.
Mô tả
Cuộc họp các cấp (TM) là:
- Là cách thức tổ chức cuộc họp để quản lý công việc hàng ngày hiệu quả
- Là cuộc họp nhóm đa bộ phận hay các cấp trong tổ chức nhằm tập trung vào hiện trạng của quá trình, xác định và giải quyết các vấn đề cũng như thách thức phát sinh
Lợi ích
Giúp tạo môi trường làm việc theo nhóm, theo đó các vấn đề phát sinh được nêu ra và các giải pháp được thực thị dưới sự tham gia và hỗ trợ kịp thời của các cấp quản lý nhằm giải quyết và ngăn nhăn vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn
Các cấp độ Tier Meeting
Nhân sự cuộc họp
Bảng biểu cuộc họp
Bảng biểu cuộc họp các cấp cần được thiết kế theo nguyên tắc quản lý trực quan (visual management). Nội dung của bảng biểu cũng như nội dung họp cần xoay quanh những KPIs quan trọng, như sản lượng (productivity), chất lượng (quality), tình trạng đơn hàng (delivery), chi phí (cost), an toàn (safety), công nhân viên (morale). Bảng biểu này được trình bày như ví dụ minh họa sau:
Biểu mẫu báo cáo vấn đề
Mọi vấn đề phát sinh được đề xuất trong cuộc họp cần phải được theo dõi và báo cáo quá trình giải quyết vấn đề. Biểu mẫu báo cáo vấn đề có thể được mình họa như sau:
